Warum zuerst eine Idee anlegen, bevor ich eine Veranstaltung planen kann?

Diese Frage kann man sich durchaus stellen, die Antwort liegt in der Abarbeitung von Prozessen. myVHS soll helfen, Prozesse zu unterstützen und falls noch nicht vorhanden, diese zu etablieren. So kann mit der Zeit immer effizienter gearbeitet werden. Die Erklärung der Prozesse einer VHS sind hier zu finden …

Bei Neuaufschaltung des System für eine Volkshochschule, ist der Weg über die Ideen wahrscheinlich ein wenig aufwändiger, aber bereits im 2. Jahr wird man den Vorteil extrem spüren.

Am Anfang steht die Idee – Wie bei allen Dingen, hat man auch bei Veranstaltungen zuerst eine Idee. Diese Idee steht bei myVHS im Mittelpunkt und am Anfang eines jeden Events. Die Idee ist eine Art Vorlage, ein Template, wie sie auch in Word oder Powerpoint zur Anwendung kommen.

Während des ganzen Jahres über können Ideen durch Mitarbeiter der VHS und auch von externen Webseitenbesuchern eingegeben werden. Dieser Vorgang beeinträchtigt nicht die aktuelle Planung der Veranstaltungen, da die Daten separat gehalten werden. Dieser Schritt dient zur Qualitätsverbesserung und zur Optimierung sich wiederholender Vorgänge.

Um eine Idee eingeben zu können, müssen Titel und Kurbeschreibung angegeben werden. Gleichzeitig muss eine grobe Zuordnung an Kategorien getätigt werden (bei externen Benutzern nur Titel und Kurzbeschreibung).

Beim ersten Erfassen der Idee (nach Klick auf das +) kann man nur den Titel eingeben. Das hilft bei der Schnellerfassung. Durch den Klick auf “Aktualisieren” wird die neue Idee gespeichert:

Bei der Eingabe ist zu beachten, dass der Titel maximal 55 Zeichen lang sein darf und die Kurzbeschreibung maximal 200 Zeichen lang. Alle Textvorgaben und Beschränkungen in myVHS sind hier zu finden …

Es empfiehlt sich, die Felder Kurz(text) und Lang(text) entsprechend sorgfältig auszufüllen. Sie können zwar jederzeit später noch ergänzt werden, erfahrungsgemäss spart es aber einiges an Zeit, wenn man sich dieser Texte direkt annimmt.

Ist die Idee eingepflegt und gespeichert (Aktualisieren), steht der Status automatisch auf Eingabe. Gekennzeichnet durch das Symbol einer Hand mit Daumen nach oben.

In vielen Volkshochschulen wird einige Zeit vor Beginn einer neuen Saison in einem gemeinsamen Meeting beschlossen, welche der Ideen ins Programm aufgenommen werden sollen. Hat man sich für diverse Ideen zur Umsetzung entschieden, wird diese mit einem Klick auf den Daumen in die Planung übernommen. Zu beachten ist, dass der Daumen nur für Benutzer ist, die das Recht “Event Ideen verwalten” besitzen.

Das Plus-Zeichen zeigt an, dass von nun an ein aktives Event für die aktuelle Saison erstellt werden kann. Auf der linken Seite gibt das Symbol einer Ladeanzeige noch den Wert an, wie gut die notwendigen Texte ausgearbeitet sind. Mit einem Mouse-Hover über das Symbol bekommt man weitere Infos hierzu:

Empfohlen wird, dass die entsprechenden Werte VOR Erstellen der eigentlichen Veranstaltung noch optimiert werden. Wird diese Idee in den nachfolgenden Jahren eventuell wiederholt, muss man diese Arbeit nur einmal machen.

Um die Werte entsprechend zu bearbeiten, klickt man auf den Titel der Idee, der als Hyperlink hinterlegt ist. So erreicht man mit den entsprechenden Rechten entweder direkt die Seite zum Bearbeiten, oder die detaillierte Übersicht der Idee:

In diesem Fenster können nun die notwendigen Anpassungen vorgenommen werden. Auch kann über die Auswahl des Status entsprechend die Idee wieder auf Eingabe oder auch ins Archiv gesetzt werden.

Sind alle Eingaben zur eigenen Zufriedenheit erledigt, kann mit einem Klick auf das +-Zeichen entsprechend ein Event zur vollständigen Planung erstellt werden.

Im nächsten Schritt wird zuerst noch einmal eine Zusammenfassung der Textbewertung angezeigt. Über die Option “Standard-Aufgaben anlegen” kann entschieden werden, ob die durch die VHS angelegten Aufgaben entsprechend der Planung hinzugefügt werden können. Mehr über Standard- Aufgaben ist hier zu finden ….

Auf der rechten Seite sieht man, welche Events bereits alles auf Basis dieser Idee geplant, angeboten oder durchgeführt wurden. Nach Klick auf “Neue Veranstaltung erstellen” wird man entsprechend direkt zur Detailseite der neuen Veranstaltung weitergeleitet und kann mit der Planung (Termine, Kursleiter, Location, etc.) beginnen. In der Liste der Event-Ideen verschwindet bei diesem Event das Pluszeichen (weitere Events von der gleichen Idee im gleichen Programmjahr können nur über das Event selber “kopiert” werden) und die Idee steht auf “Aktives Event“. So kann man jederzeit in der Ideenliste sehen, welche davon im aktuellen Jahr durchgeführt werden sollen.