myVHS automatisiert für dich den Prozess der Vereinbarungen mit Kursleitern und Referenten. Der Prozess “Ausdrucken, versenden, unterschreiben und empfangen” wird weiterhin unterstützt, kann aber auch auf elektronischem Weg wesentlich effizienter abgebildet werden. Dabei wird der eigentliche Vorgang einer Vereinbarung wie auf dem manuellen Weg beibehalten, es entfällt aber jeglicher manuelle Aufwand und die Notwendigkeit, Papier zu drucken. Zusätzlich schont dieser Vorgang also auch unsere Umwelt.

Einige Informationen zur Verbindlichkeit stehen am Ende des Beitrages. Wir bitten um allfällige Beachtung.

Um eine Vereinbarung zu erstellen, oder existierende zu anzuschauen/bearbeiten, klickst du auf dem Registerblatt “Allgemein” rechts auf den Button “Vereinbarungen“.

Dur wirst zur Übersicht der der Vereinbarungen geleitet. Hier siehst du je nach Anzahl der definierten Kursleiter die laufenden oder abgeschlossenen Vereinbarungen.

Wenn du noch keine Vereinbarung erstellt hast, kannst du über den Link “Jetzt erstellen” eine neue erstellen. Zurzeit kann man nur eine Vereinbarung pro Event pro Kursleiter erstellen.

Siehst du keinen Namen auf der Seite, hast du wahrscheinlich keinen Kursleiter definiert und musst dies zuerst nachholen. Nachdem du auf “Jetzt erstellen” geklickt hast, erscheint folgendes Formular, bei dem die Daten entsprechend ausgefüllt sind, du aber noch das ein oder andere anpassen kannst. Fehlen Daten, die du auch nicht anpassen kannst, dann sind diese für die entsprechende Veranstaltung nicht gepflegt und das muss zuerst nachgeholt werden.

Im oberen Teil siehst du die Stammdaten der Vertragspartner, hier kann man noch den Betreuer (= Vertreter der VHS für diese Vereinbarung) und die Mailadresse anpassen. Achtung: Beide Fälle müssen ausgefüllt sein! Der künftige Ablauf der Vereinbarung erfolgt über und an diese Mailadresse, prüfe genau, dass sie stimmt.

Auf der rechten Seite kannst du alle Informationen zur durchführenden Person anpassen. Dies sollte nur in Ausnahmefällen notwendig sein, denn wenn da etwas grundsätzlich nicht stimmt, müssen die Stammdaten unter Personen/Kursleiter angepasst werden. Achtung: Auch hier auf die genaue Mailadresse achten!

Der darunter stehende Text ist eine Vorgabe deiner Volkshochschule und sollte normalerweise nicht angepasst werden. Es kann allerdings vorkommen, dass zusätzliche Informationen ergänzt werden können. Auch weiter unten im Dokument hast du noch einmal die Möglichkeit, zusätzliche Informationen zu ergänzen.

In der Mitte des Dokumentes kannst du das Honorar angeben oder anpassen und eine Definition dafür vorgeben. Zum Beispiel “pauschal”, “pro Teilnehmer”, etc.
Weiterhin kannst du eine Bemerkung zum Honorar erfassen, oder zum Beispiel einen Hinweis wie: “Kursleiter bringt Equipment selber mit”. Achte darauf, dass diese Informationen nicht schon weiter unten bei den Bemerkungen aufgelistet ist.

Als nächstes siehst du alle Kommentare, die für das Event erstellt wurden und der Sichtbarkeit: Kursleiter, Teilnehmer oder Webseite zugeordnet wurden. Diese Informationen sieht auch der Kursleiter, so sind weitere wichtige Informationen automatisch integriert. Da es sich um vertragliche Positionen handelt, sollten diese Kommentare vorab verifiziert sein. Die Daten werden in der Ansicht dynamisch aktualisiert, so kann der Kursleiter jederzeit alle Informationen über einen Aufruf abfragen.

Am Ende des Dokumentes sind die entsprechenden Informationen für die Location und die Durchführungstermine aufgelistet. Stimmen diese Informationen nicht überein, müssen sie erst im Event selber geändert werden. Eine Anpassung in diesem Bereich ist nicht möglich, damit keine Unterschiede zwischen Vereinbarung und Veranstaltung selber entstehen.

Am Ende sind entweder weitere zentrale Informationen zur Vereinbarung gelistet, oder das Feld kann für optionale Informationen verwendet werden.

Nach Klick auf den Button “Vereinbarung senden” wird automatisch eine Mail generiert, die an den Kursleiter versendet wird. Gleichzeitig wird der Status auf “Gesendet” gesetzt und der Vorgang protokolliert. Wird das Kontrollkästchen “Erstellen aber nicht senden” aktiviert, wird die Vereinbarung erstellt, aber nicht an den Kursleiter/Referenten per Mail gesendet. Sie kann dann zum Beispiel ausgedruckt und per Post versendet werden.

Das Mail, welches der Leiter bekommt, sieht wie folgt aus:

Er kann auf den enthaltenen Link klicken und kommt automatisch auf die erstellte Veeinbarung. Der Link ist nur so lange gültig, bis der Kursleiter auf “Vereinbarung akzeptieren” geklickt hat, danach verliert er seine Gültigkeit. Zudem ist der Link mit einer sogenannten Guid abgesichert, so dass weder zufällig, noch mit grosser Anstrengung von Computersystemen die passenden Kombination zu finden ist. (Für Mathematiker: 2^122 Möglichkeiten 😉

Der Kursleiter/Referent kann nun noch seine eigenen Informationen anpassen und allenfalls auch eine Bemerkung hinzufügen.

Mit dem Klick auf “Vereinbarung akzeptieren” wird der Prozess seitens des Leiters abgeschlossen.

Es kommt folgende Informartion auf

Der Betreuer, oder der mit Mailadresse hinterlegte Benutzer erhält nun folgendes Mail:

Mit Klick auf den Link gelangt man zu dem beidseitig vereinbarten “Dokument” und kann noch einmal alle Daten überprüfen. Es sind keine Änderungen mehr möglich.

Ebenfalls ist im System erkennbar, dass die Vereinbarung genehmigt wurde.

Wie bei der Papierform muss die Vereinbarung nun noch verifiziert werden, damit sichergestellt ist, dass die geänderten oder ergänzten Informationen vom Kursleiter/Referenten akzeptiert werden. Hierzu klickt man auf “Vereinbarung abschliessen”.

Der Kursleiter/Referent und der Betreuer erhalten jeweils folgende abschliessende Mail. Der Link darin ist nun dauerhaft und kann gut zur Kontrolle aufbewahrt werden.

Im System steht die Vereinbarung ebenfalls auf “Abgeschlossen“.

Die Vereinbarung kann zu jederzeit auch gedruckt werden. Über das Drucker-Icon gelangt man zur Durckansicht. Hier kann man das Dokument als PDF speichern, direkt drucken oder in andere Formate exportieren.

 

Verbindlichkeit

Für eine durchsetbare Verbindlichkeit bedarf es unter anderem auch einem protokolliertem und unveränderbaren Kommunikationsverlauf. Dieser wird von myVHS eingehalten. Um den Prozess dahinter einfach für beide Seiten zu gestalten, wurde darauf verzichtet, nur zertifizierte Mailadressen als Empfänger zu akzeptieren. In Hinsicht auf den Zweck und den eher minderen Streitwert einer Vereinbarung der VHS mit ihren durchführenden Partnern ist dieser Prozess somit als effizient und bedingt rechtssicher zu bezeichnen. Im Einzelnen sind die Vorgänge:

• Alle Eingaben und auch der lesende Zugriff auf die Vereinbarung sind SSL veschlüsselt
• Jeder Link innerhalb des Prozesses, ausser dem zum Schluss lesende Zugriff, ist nur innerhalb eines Prozessschrittes verwendbar, danach verliert er seine Gültigkeit
• Jeder Link besteht aus einer Kurzurl, die über einen 128-Bit Schlüssel abgesichert ist.
• Die Werte in der Datenbank sind unveränderbar. Durch einen Kontrollschlüssel (MD5-Hash) wird der Inhalt erfasst und jegliche Änderung an den Datensätzen würden diese ungültig machen.

Wir geben keine Garantie für eine durchsetzbare Rechtlichkeit der Vereinbarungen über den elektronischen Weg. Wir gehen aber davon aus, dass dieser Prozess wesentlich effizienter als der “Papierweg” ist und trotzdem eine gewisse Verbindlichkeit zwischen den beiden Parteien erzeugt.