Grundlage

Für Veranstaltungs Zu- und Absagen können verschiedene Texte angepasst werden. Insgesamt stehen 8 verschiedene Text-Vorlagen zur Verfügung:

• Mails
  • Zusage Überweisung
  • Zusage Einzahlungsschein
  • Zusage Barzahlung (wird noch nicht ausgelöst)
  • Absage

• Briefe (Druck)
  • Zusage Überweisung
  • Zusage Einzahlungsschein
  • Zusage Barzahlung (wird noch nicht ausgelöst)
  • Absage

Das System wählt beim Druck oder beim Mailversand anhand der durch den Kunden gewählten Zahlungsart die entsprechende Vorlage selber aus.

Um die Texte zu ändern, klickt man in der Funktion Zusage / Absage auf den Link anpassen.

In einem neuen Fenster/Tab (damit die Seite der Zu- und Absagen nicht immer wieder neu geladen werden muss) öffnet sich dann die Auswahl der konfigurierbaren Texte.

Zu beachten ist, dass die Änderungen für ALLE Veranstaltungen gilt. Dynamischer Inhalt wird anhand der Platzhalter generiert (zu den verfügbaren Platzhaltern).

Beim Klick auf eine der Vorlagen öffnet sich der Editor für den Text. Er ist ähnlich wie bei Word aufgebaut und beinhaltet viele Möglichkeiten, den Text zu formatieren, Tabellen einzufügen, etc. Wer möchte und der Markup-Sprache HTML mächtig ist, kann auch direkt über die untenstehenden Reiter den Code anpassen. Wir empfehlen, mit dieser Funktion vorsichtig umzugehen!

Die Gelb-markierten Bereich zeigen Platzhalter, die man einfügen kann. Welche Platzhalter verwendet werden können und durch dynamischen Text ersetzt werden, ist hier erläutert.

Wichtig ist, dass die Änderungen auf jeden Fall über den Button oben rechts gespeichert werden!

Nochmals sei angemerkt, dass diese Texte für alle Veranstaltungen gelten. Besonderheiten für die Zu- oder Absagen zu einzelnen Kursen empfehlen wir über Kommentare abzubilden, diese werden durch den {{Comments}} Platzhalter dann automatisch eingefügt (alles was auf Sichtbarkeit Webseite oder Teilnehmer steht). Infos zu den Kommentaren findet man hier.

Bilder

Auch können Bilder in den Text integriert werden. Wir empfehlen, damit sparsam umzugehen. Vor allem bei Mails ist es meistens so, dass die Bilder im Mailprogramm im Original dargestellt werden und auch wenn man sie verkleinert hat, trotzdem gross angezeigt werden. Das ist unbedingt vorher zu testen. Auf den Ausdrucken werden die Bilder in den meisten Fällen korrekt abgebildet.

Um ein Bild einzufügen, klickt man oben in der Menüleiste auf das Bildsymbol:

Ein Dialog öffnet sich und das Bild kann eingefügt werden. Achtung: Wir unterstützen nur Bilder “Vom Web (URL)” und die Datei darf NICHT auf dem Server gespeichert werden (Kästchen muss leer bleiben). Bei Klick auf OK wird das entsprechende Bild eingefügt.

Um es zu vergrössern oder zu verkleinern, kann man an den Eckpunkten ziehen.

Mit diesem leicht zu bedienenden Editor können die Texte alle gut erstellt und formatiert werden.

Testen. Testen. Testen!

Bevor ihr irgendwelche Bestätigungen versendet, solltet ihr diese gut testen! Wir übernehmen keinerlei Verantwortung für die Inhalte. Daher ist es wichtig, folgende Prozesse einzuhalten:

Nachdem ihr die Texte erstellt, bearbeitet und formatiert habt, geht ihr wieder auf die Seite der Zusagen und Absagen und könnt den Druck ohne Probleme testen, es wird dadurch nichts ausgelöst. Danach steht zwar als Status dort gedruckt, aber es hat ausser dieser Mitteilung keinerlei Auswirkung.

Stimmen die Texte sowohl für UW und EZ, ist alles in Ordnung, ansonsten könnt ihr entsprechend die “Brief” Vorlagen weiter anpassen.

Mails zu testen ist momentan noch etwas schwieriger. Hier solltet ihr genau aufpassen, damit nicht schon die Mails alle rausgesendet werden. Wir empfehlen, für die ersten Bestätigungen eine Testbuchung mit eurer Mailadresse zu machen (kann dann später wieder storniert werden), alle Auswahlboxen ausser bei eurer Mailadresse zu deaktivieren und dann nur euch eine entsprechende Bestätigungsmail zukommen zu lassen.

Beachtet bitte, dass ihr diese Auswahl immer sorgfältig vornehmt, man hat sich schnell mal vertan, vor allem wenn es sehr viele Teilnehmer sind.

Testet auch die Mails für beide Zahlungsweisen (EZ/UW). Ihr könnt eure Testbuchung dazu jeweils auf die andere Zahlungsart umstellen.

Wenn alles getestet ist, könnt ihr ohne Sorgen die Mails versenden.

Bitte testet bei den ersten 3-5 Kursen dieZu- oder Absagen noch einmal kurz. Sicher ist sicher. Wir gehen davon aus, dass alles reibungslos verläuft, aber es gibt sehr viele Sache zu konfigurieren und viele verschiedene Daten. Da kann es nicht schaden 🙂

Achtet bitte auf folgendes:

• Alle Buchungen haben eine ausgewählte Zahlungsart – sehr wichtig!
• Alle Buchungen die per Post versendet werden sollen, haben Adressen.
• Alle Buchungen die per Mail versendet werden sollen, haben eine valide Mailadresse.

Sonst bitte entsprechend in der Buchung korrigieren. Für Fragen und Hilfestellungen steht euch das myVHS Team gerne zur Verfügung.