Die Personen-Datenbank von myVHS enthält die Daten von Menschen, die in irgendeiner Beziehung zur deiner VHS stehen. Das können Besucherinnen/Besucher von Events sein, Kursleiter, Gönner, Sponsoren usw.
In jedem Fall sind es Menschen mit einem Vor- und Nachnamen und einem Erreichbarkeitsmerkmal (Adresse, E-Mail, Telefonnummer).

Wichtig: Bitte missbrauche keine Datenfelder für fremde Angaben.
Das führt über kurz oder lang zu einem Chaos in deiner Personen-Datenbank, das sich spätestens beim ersten grossen Postversand negativ bemerkbar machen wird.

Die Feldbezeichnungen sind eigentlich selbsterklärend. Dennoch hier ein paar Bemerkungen dazu:

Das Feld Anschreiben:

Eine «gute» Adress-Datenbank kennt keine zwei Vornamen (Hans & Vreni Müller). Wir erfassen die beiden Müllers also einzeln.
Nun sollen oder wollen Müllers aber nicht alle Postsendungen doppelt erhalten. Was ja bei einer Doppelerfassung der Fall wäre.
Mit dem Feld Anschreiben lässt sich dieses Problem elegant lösen:

• Im Datensatz von Vreni erfasst du im Feld Anschreiben «Hans & Vreni Müller».
• Und beim Eintrag von Hans wird das Häkchen «Keine Postsendung» gesetzt.

Damit bekommt das Paar nur eine Postsendung, beide können jedoch unabhängig voneinander Kurse und Veranstaltungen buchen.
Das Feld kann aber auch für spezielle Anschriften genutzt werden: Peter Müller c/o Familie Huber, oder Heinz Muster c/o Meister AG.

Das Feld Mitglied: bezeichnet Personen, die Mitglied deiner VHS sind. Es ist in der aktuellen Version zwar noch nicht integriert, kommt aber in Kürze.